Utilizando BPM para implementar Metodología de gestión de Proyectos en base a PMBOK

Utilizando BPM para implementar Metodología de gestión de Proyectos en base a PMBOK

Juan Carlos Torres Vela, Director Gerente, Global Project Management, Perú

Existe cierta dificultad en determinar la secuencia de procesos a seguir para la implementación metodológica de la gestión de proyectos en base al PMBOK® en las organizaciones.

La gestión de proyectos debiera utilizar para implementarse no solo la documentación de los procesos, procedimientos y formatos que son muy necesarios para el éxito de los proyectos en la organización, sino verse desde la perspectiva de un BPM que lo sistematice y automatice su aplicación.

De otro lado tenemos claro que todo proyecto es susceptible de mejorar sus probabilidades de éxito apoyándose en las mejores prácticas registradas en el PMBOK®, inclusive los proyectos de BPM (Business Process Management) o administración de los procesos de negocio.

En esta presentación expongo que para lograr una efectiva implementación de metodología de gestión de proyectos, debemos también aplicar las técnicas del BPM sobre los procesos identificados por el PMBOK® dentro de una organización.

Mostraremos una propuesta de aplicación del BPM para la implementación metodológica de la gestión de proyectos en base al PMBOK® en las organizaciones.

PMBOK®

Si revisamos cuidadosamente nos damos cuenta que tendría algunas dificultades en su implementación metodológica si los visualizamos de modo secuencial. Por ejemplo: tenemos un proceso del grupo de procesos de planeamiento, Determinar el presupuesto, que recibe dos entradas que son salidas de procesos del grupo de ejecución, Adquirir el equipo de proyecto (calendario de recursos) y efectuar la Adquisición (contratos) o que un proceso del grupo de iniciación, identificación de Interesados, reciba una entrada que es una salida de un proceso de planificación como lo es los documentos de adquisición del proceso de planificar la adquisición.

De otro lado, el entorno complejo, cambiante y muy competitivo de la actualidad hace que el Valor buscado por los múltiples interesados de un proyecto cambie durante el tiempo de ejecución del proyecto. Motivo por el que no podemos centrarnos exclusivamente en el tiempo, costos y alcance (o calidad), definidos en la línea base como únicos criterios de valor de éxito del proyecto a su conclusión. Debemos considerar el valor que aportara el proyecto al negocio al término.

Esto es cada vez más relevante debido a que hoy en día gestionamos nuestros negocios a través de proyectos. Es por esto que la gestión de proyectos ha evolucionado hasta llegar a ser un proceso de negocio más que solo un proceso de gestión de proyectos.

El gerente de proyectos debe estar bien informado sobre los procesos del negocio, tanto como los procesos de gestión de proyectos para tomar mejores decisiones para salvaguardar el mejor interés de la empresa y el proyecto.

Los gerentes de proyecto se transformarán en gerentes de negocio para poder lograr el éxito del proyecto y el éxito empresarial, apoyándose en la dirección del proyecto en base al Valor.

BPM

Paul Harmon, of Business Process Trends, definió BPM como “una disciplina de gestión centrada en la mejora del desempeño empresarial mediante la gestión de los procesos de negocio"

Vamos a utilizar el marco conceptual de John Jeston and Johan Nelis en "Business Process Management" que plantea los siguientes pasos:

Propuesta de BPM sobre procesos del PMBOK

Mi propuesta es tratar a los proyectos de implementación de metodología de gestión de proyectos como proyectos BPM. Lo cual implica preocuparse de alinear los procesos de la metodología de gestión de proyectos:

1. Estrategia Organizacional. Se Tendrá que entender la estrategia de la organización y alinear los procesos de gestión de proyectos a ella para la priorización de los proyectos y que el seguimiento se realice en base a no solo la triple restricción sino también por el valor que dará el resultado del proyecto a la organización.

2. Proceso de Arquitectura. Se deberá establecer un macro proceso de la gestión de proyectos alineado con la estrategia organizacional tomando como modelo de referencia el PMBOK®.

3. Plataforma de Despegue. Esta fase determina el alcance de la implementación de la metodología de gestión de proyectos si es toda la organización o si el alcance es de una división.

4. Comprender. Si ya existe una metodología de gestión de Proyectos en la organización deberá revisarse y de ser posible identificar oportunidades que permitan unas mejoras rápidas (“quick wins”)

5. Innovar. Esta es la fase en la que los procesos de gestión de proyectos se rediseñan ("to-be") para que estén alineados con la salida de la Estrategia Organizacional. Un análisis de las brechas (gaps) se completa para implementar la diferencia. Aquí dependiendo del tamaño de la organización se puede dividir todos los proyectos en 2 partes:

La primera es un proyecto de estudio de factibilidad donde el entregable final es la definición del proyecto que se convertirá en el acta de constitución del Proyecto en firme. Sus procesos principales serán: Desarrollar el acta de constitución, identificación de interesados, plan del proyecto

AnteProyecto

Proyecto en Firme

6. Personas. Esta fase se alinea la gente con los procesos nuevos o modificados. Se trata de analizar las habilidades necesarias, el cambio potencial de la estructura organizacional y el análisis de necesidades de capacitación en los nuevos procesos.

7. Desarrollo. Se deberá evaluar el implementar software que facilite la gestión de proyecto dependiendo de la madurez de la organización.

8. Implementar. Es el fase todos los aspectos del proyecto (puesta en marcha de los nuevos procesos, implantación de las descripciones de funciones nuevas, gestión de rendimiento y medidas y capacitación) tienen lugar. Los planes de implementación son cruciales, como también los planes de contingencia. Algunas organizaciones piensan que el proyecto ha sido completado después de su aplicación exitosa. Sin embargo, las próximos dos fases son lo más importante del proyecto.

9. Realizar el Valor. Parte clave del éxito de los proyectos de BPM es asegurar que los beneficios identificados en el modelo de negocio en la línea base se ha logrado.

10. Rendimiento Sostenible. Esta fase el proyecto mediante la evaluación de los resultados, asegura que los beneficios (son sostenibles) siguen dándose y que estas medidas se integran en la gestión de gobierno a través del proceso